Datenschutzrechtlicher „Dauerbrenner“: Neue Orientierungshilfe zur E-Mail und Internet-Nutzung am Arbeitsplatz
Im Januar wurde eine neue Orientierungshilfe der Datenschutzbehörden zur „datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz“ veröffentlicht. Nachdem die Datenschutzbehörde Rheinland-Pfalz bereits im Mai 2015 ein ähnliches Dokument veröffentlich hatte, liegt nunmehr eine einheitliche Stellungnahme der deutschen Aufsichtsbehörden zum Thema E-Mail und Internetnutzung vor.
Inhalt der Orientierungshilfe
Das Dokument eröffnet mit äußerst praxisrelevanten Fragen und datenschutzrechtlichen „Dauerbrennern“ wie „Darf ich als Arbeitgeber auf das E-Mail-Postfach der Beschäftigten zugreifen, wenn sie ungeplant abwesend sind? Darf ich die Internetnutzung kontrollieren? Darf ich als Arbeitnehmer private E-Mails versenden?“. In der Orientierungshilfe werden im Folgenden rechtliche Rahmenbedingungen erläutert und Handlungsempfehlen für rechtskonforme Vorgehensweisen gegeben. Ferner finden sich Hinweise für Geheimnisträger (z.B. Betriebsräte) oder den Einsatz von Spamfiltern und Anti-Virenprogrammen.
Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter
Nach wie vor macht es für die Behörden einen erheblichen Unterschied, ob die private Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz erlaubt ist oder nicht. Trotz anderslautender Urteile (vgl. nur VGH Baden-Württemberg, Urteil vom 30.7.2014, 1 S 1352/13), steht die Behörde noch immer auf dem Standpunkt, dass der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes (TKG) anzusehen ist, wenn er die private Nutzung der Medien erlaubt hat. Daher sei das Fernmeldegeheimnis des § 88 Abs. 2 S. 1 TKG zu beachten und bei einer Verletzung stünde eine Strafbarkeit nach § 206 Strafgesetzbuch im Raum.
Rein betriebliche Nutzung
Wenn lediglich die betriebliche Nutzung von E-Mail-Account und Internetzugang erlaubt sind, so sei es für den Arbeitgeber möglich, Protokolldateien stichprobenartig darauf zu prüfen, ob diese Regelungen auch eingehalten werden. Derartige Prüfungen sollten jedoch zunächst nicht auf personenbezogener Ebene durchgeführt werden, es sei denn, es liegt ein konkreter Missbrauchsverdacht vor. Bei der E-Mail-Nutzung dürften ein- und ausgehende betriebliche E-Mails durch den Arbeitgeber zur Kenntnis genommen werden.
Private Nutzung
Wenn hingegen nicht nur die betriebliche, sondern auch die private E-Mail- und Internetnutzung erlaubt ist, sind die Befugnisse des Arbeitgebers deutlich weniger weitreichend. In diesem Fall sei ein Zugriff auf Daten, die dem Fernmeldegeheimnis unterliegen, nur mit Einwilligung der Beschäftigten erlaubt. Ob die Orientierungshilfe bezüglich der Einsicht in Protokolle der Internetnutzung einer kürzlich entgangenen Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Berlin widerspricht (Urt. vom 14.01.2016, 5 Sa 657/15), wird sich nach Veröffentlichung des Volltextes des Urteils herausstellen. Im Hinblick auf E-Mails wird in der Orientierungshilfe danach differenziert, ob ein Übermittlungsvorgang andauert oder bereits vollständig beim Empfänger angekommen ist. Zutreffend wird dabei auch technisch unterschieden, ob es sich um einen IMAP- oder einen POP3-Zugang handelt. Diese technischen Gegebenheiten wirken sich auch auf die rechtliche Situation aus, d.h. ob der Arbeitgeber ohne Einwilligung der jeweiligen Beschäftigten auf das E-Mail-Postfach zugreifen darf (z.B. im Fall einer Mitarbeiterabwesenheit).
Möglichkeiten für Arbeitgeber
Auch im Hinblick auf diese neue Orientierungshilfe ist es dem Arbeitgeber grundsätzlich zu empfehlen, die private E-Mail und Internetnutzung eindeutig und für alle Beteiligten transparent zu regeln. Hierfür bieten sich im Bereich Internet je nach Unternehmenskultur verschiedenste Konstellationen von der vollständigen Untersagung bis zur Erlaubnis und zeitlich oder inhaltlich beschränkten Erlaubnis an. Für den Bereich E-Mail ist ein Verbot der privaten Nutzung des dienstlichen E-Mailaccounts (ggf. in Verbindung mit der erlaubten Nutzung von Webmailing-Dienste) ein oft gewählter und sinnvoller Weg.