Das (neue) Geldwäschegesetz: ein Leitfaden für Verpflichtete
Am 1. Januar 2020 ist das novellierte Geldwäschegesetz (Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten – GwG) in Kraft getreten und bringt wichtige Änderungen in Bereichen wie Kundensorgfaltspflichten, Transparenzregister und Meldepflicht. Insbesondere hat sich der Kreis der Verpflichteten des Gesetzes deutlich erweitert. Das bedeutet, dass auch Adressaten, die sich vorher nicht an die Vorgaben halten mussten, sowohl die neuen als auch die bestehenden Regelungen kennen und befolgen müssen. Speziell die E-Geld-Branche, Immobilienmakler, der Kunstsektor sowie im Steuerbereich tätige Personen sollten sich mit den neuen geldwäscherechtlichen Regelungen auseinandersetzen.
Die Gesetzesnovelle ist auf die inzwischen fünfte EU-Geldwäscherichtlinie zurückzuführen. Seit 1991 kamen mit jeder Richtlinie neue Vorgaben hinzu, sodass die Anforderungen an die Geldwäschebekämpfung immer umfangreicher und komplexer geworden sind. Zur Umsetzung der Vorgaben ist daher eine sorgfältige Planung und Rat durch Experten gefragt. Außerdem wurde erneut der Sanktionsrahmen bei Nichteinhaltung der Vorschriften erweitert. Wegen fehlender Übergangsfristen ist Unternehmen daher eine umgehende Prüfung zu empfehlen. Im Folgenden geben wir Ihnen zu diesem Zweck einen Leitfaden an die Hand, der Ihnen die wichtigsten Verpflichtungen auf Basis der neusten GwG-Novelle aufzeigt.
Sinn und Zweck des GwG: warum müssen bestimmte Unternehmen Maßnahmen ergreifen?
Das GwG soll das Phänomen der Geldwäsche bekämpfen. Es soll verhindert werden, dass Einkünfte aus illegalen Handlungen unbemerkt in den normalen Geld- und Wirtschaftskreislauf einfließen und die illegale Herkunft verschleiert wird. Die Bekämpfung dieses Vorgehens ist auch deshalb von großer Bedeutung für den Staat, da das Verschleiern von Zahlungswegen dazu genutzt wird, um organisierte Kriminalität und Terrorismus zu finanzieren.
Das GwG soll diesem Vorgehen entgegenwirken, indem es durch verschiedene Maßnahmen ermöglicht, die Herkunft des Geldes nachzuvollziehen und Geschäftspartner eindeutig zu identifizieren. Dazu werden die Wirtschaftsakteure, die (bewusst oder unbewusst) in Kontakt mit Zahlungswegen kommen, verpflichtet, aktiv bei der Offenlegung illegaler Geldflüsse mitzuwirken. Die Neufassung des GwG soll insbesondere die Transparenz von Bargeldgeschäften verbessern.
Um seine Ziele zu erreichen, hat der Gesetzgeber dem GwG einen risikoorientierten Ansatz (risk based approach) zugrunde gelegt, der sich konsequent durch das gesamte Gesetz zieht. Kern dieses Ansatzes sind das von den Verpflichteten durchzuführende Risikomanagement sowie an das Risiko der Geldwäsche angepasste Sorgfalts- und Transparenzpflichten.
Erweiterung des Kreises der Verpflichteten
Die Akteure in den Wirtschaftsbereichen, in denen Geldwäsche am häufigsten angetroffen wird, werden nach dem GwG verpflichtet, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen. Einerseits sind das natürlich Finanzdienstleister, doch insbesondere mit der Gesetzesnovellierung zum 1.1.2020 wurde der Kreis der Verpflichteten deutlich über den Finanzsektor hinaus erweitert und genauer bestimmt. Dies sorgt in einigen Bereichen für Klarheit. Eine Auflistung der Verpflichteten ist in § 2 Abs. 1 GwG zu finden. Sämtliche Verpflichtete müssen sich künftig bei der Zentralstelle für Finanzaktionsuntersuchungen (FIU) registrieren.
1. Dienstleister für virtuelle Währungen
Neu werden seit dem 1.1.2020 Dienstleister für virtuelle Währungen (sog. Kryptoverwahrschäft), wie beispielsweise Bitcoins, verpflichtet. Durch die dort verwendeten dezentralen Strukturen fällt es dem Staat schwer den Geldfluss nachvollziehen zu können. Die Verpflichtung zur Einhaltung der Maßnahmen nach dem GwG soll dem entgegenwirken. Insbesondere FinTech-Anbieter sollten überprüfen (lassen), ob sie den Verpflichtungen des GwG unterliegen.
2. Steuerliche Beratungsleistungen
Im Steuerrecht tätige Akteure sollten überprüfen, ob sie zu dem Kreis der Verpflichteten des GwG seit dem 1.1.2020 dazugehören. Das Gesetz nimmt all diejenigen in die Pflicht, die faktisch Dienstleistungen im Steuerrechtsbereich anbieten (vgl. § 2 Abs. 1 Nr. 10 lit. e GwG). Es wird nicht mehr auf die konkrete Berufsbezeichnung abgestellt, sondern auf die Tätigkeit an sich. Außerdem sind Lohnsteuerhilfevereine nach dem Steuerberatungsgesetz in den Kreis der Verpflichteten aufgenommen worden.
3. Immobilienbranche
Die Immobilienbranche gehörte schon vor der Gesetzesänderung zum Kreis der Verpflichteten dazu. Neu eingeführt wurde jedoch, dass nun auch Immobilienmakler, die Miet- und Pachtverträge vermitteln, zu den Verpflichteten dazugehören können. Vorher wurden sie nur bei Abschlüssen von Käufen und Verkaufsvermittlungen in die Pflicht genommen. Außerdem gelten die gesetzlichen Regelungen nun auch für Versteigerer von Immobilien.
4. Kunstvermittler
Seit neuestem können auch Kunstvermittler wie Auktionatoren, Galeristen oder Kunstlagerhalter zu den Verpflichteten zählen. Die nationale Risikoanalyse hat ergeben, dass die Personen, die gewerbliche Kaufverträge über Kunstgegenstände vermitteln, häufig einem Geldwäscherisiko ausgesetzt sind.
Die Pflichten im Unternehmen – Risikomanagement, KYC, Aufbewahrungs- und Meldepflichten
Das GwG verfolgt sein Ziel der Geldwäscheprävention hauptsächlich mit den drei wichtigsten Bausteinen Risikomanagement, Kundensorgfaltspflichten sowie Verdachtsmeldungen.
1. Risikomanagement
Das GwG verlangt von den Verpflichteten ein Risikomanagement, das aus zwei Teilen besteht: der Risikoanalyse und den betriebsinternen Sicherungsmaßnahmen. Allerdings bestehen nicht für jeden Verpflichteten die gleichen Anforderungen an das Risikomanagement: je höher das Risiko, desto höhere Anforderungen (risk based approach). Die konkreten Fälle bzw. Grenzwerte, die ein Risikomanagement erforderlich machen, wurden durch das neue GwG konkretisiert. So müssen nach dem neuen Gesetz Güterhändler bei Transaktionen von Edelmetallen ein Risikomanagement erst bei der Entgegennahme von Bargeld ab einer Höhe von 2.000 Euro einführen (früher: 10.000 Euro) und Immobilienmakler, die Miet- und Pachtverträge vermitteln, bei einer Pacht oder Miete von mindestens 10.000 Euro.
Die Risikoanalyse zielt darauf ab, dass Unternehmen sich Klarheit über das individuelle Risiko, durch Geschäftsbeziehungen und Transaktionen in Kontakt mit Geldwäsche zu kommen, verschaffen können. In Anlage 1 und 2 des GwG sind Faktoren und Anzeichen aufgelistet, die entweder auf ein potentiell geringes oder ein hohes Risiko hinweisen. Diese sowie die Faktoren, die im Rahmen der nationalen Risikoanalyse ermittelt werden, müssen bei der Risikoanalyse beachtet werden. Sie werden in Kunden-, Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions-, Vertriebskanalrisiken und geografische Risiken aufgeteilt. So wird zum Beispiel Kunden, die der öffentlichen Verwaltung oder Unternehmen angehören, ein niedriges Risiko beigemessen. Ein hohes Risiko wird seit dem 1.1.2020 u.a. bei Transaktionen in Bezug auf Öl, Waffen, Edelmetallen und Tabakerzeugnissen angenommen.
Die internen Sicherungsmaßnahmen im Rahmen des Risikomanagements haben zum Ziel, die erkannten Risiken zu steuern und zu minimieren. Es müssen also Maßnahmen ergriffen werden, um auf die Gefahren reagieren und sie bekämpfen zu können. Das Gesetz nennt dazu in § 6 Abs. 2 die Festlegung von internen Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen als geeignete interne Sicherungsmaßnahmen. Es muss also bestimmt werden, wer die Vorgaben des GwG innerhalb des Unternehmens umsetzt und wann und wie sie umgesetzt werden. Dazu gehört auch die Einhaltung der Kundensorgfaltspflichten. Außerdem müssen Mitarbeiter über Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung geschult und zudem daraufhin überprüft werden.
2. Kundensorgfaltspflichten – KYC und PEP
Das Kernstück des GwG stellt nach wie vor das Prinzip Know-Your-Customer/Client (KYC) dar. Die Verpflichteten sollen wissen, mit wem sie Geschäfte machen. Auch hier kommt wieder der Risk Based Approach zum Einsatz, indem die Kundensorgfaltspflichten dem jeweiligen Geldwäscherisiko der Verpflichteten angepasst sind. Können die Kundensorgfaltspflichten nicht durchgeführt werden, muss die Geschäftsbeziehung beendet und die Transaktion darf nicht durchgeführt werden.
Zunächst müssen alle neuen Kunden der Vertragspartner oder die für ihn auftretende Person und der wirtschaftlich Berechtigte identifiziert werden. Außerdem muss bei bereits bestehenden Vertragspartnern / Geschäftsbeziehungen risikoorientiert vorgegangen und ggf. überprüft werden, ob die identifizierten Merkmale noch stimmen und eine Neuidentifikation vorgenommen werden muss. Kunstvermittler, die E-Geld-Branche und Immobilienmakler für Miet- und Pachtverträge gehören zwar seit neuestem zum Kreis der Verpflichteten. Allerdings wurden mit der Gesetzesnovelle, wie beim Risikomanagement auch, die für KYC-Pflichten einschlägigen Schwellenwerte teilweise angepasst. Das führt dazu, dass die Pflichten für Miet- und Pachtvermittlungen und Güter- und Kunsthandel erst bei 10.000 Euro gelten und im Fall von Edelmetallhandel ab 2.000 Euro. Für die E-Geld-Branche finden sich verschiedene Schwellenwerte in § 25i KWG.
In §§ 11 Abs. 4, 8 Abs. 2 GwG sind die Daten aufgelistet, die bei der Identifizierung erhoben werden müssen, z.B. Name oder Firma, Geburtsdatum und Geburtsort einer natürlichen Person sowie die Rechtsform einer juristischen Person. Außerdem muss die Geschäftsbeziehung einschließlich der Transaktionen kontinuierlich überwacht werden.
Die Anforderungen an diese Verpflichtungen können je nach Risiko variieren: Ergeben sich nämlich nur geringe Risiken im Rahmen der Risikoanalyse, dann darf der Umfang der Sorgfaltspflichten reduziert werden (vereinfachte Sorgfaltspflichten). Umgekehrt erhöht sich nach dem Risk Based Approach der Aufwand, wenn höhere Risiken festgestellt werden (verstärkte Sorgfaltspflichten).
Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigte eine politisch exponierte Person („PEP“), dessen Familienmitglied oder eine bekanntermaßen nahestehende Person ist. Dazu gehören Personen, die ein hochrangiges öffentliches Amt im In- oder Ausland ausüben oder in den vergangenen Monaten ausgeübt haben. Sie werden pauschal als hoch risikoreich eingestuft. Eine genaue Auflistung, zu der beispielsweise die Staats- und Regierungschefs oder Bundesminister gehören, findet sich in § 1 Abs. 12 GwG. Es muss immer unabhängig vom Risiko geprüft werden, ob der Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigte eine PEP ist. Wenn dem so ist müssen die verstärkten Sorgfaltspflichten beachtet werden. Außerdem wird zurzeit eine gemeinsame Liste für die gesamte EU erstellt, auf die dann im Gesetz verwiesen werden soll. Neuerdings sind die verstärkten Sorgfaltspflichten auch bei Transaktionen mit Hochrisiko-Drittländern zu beachten.
3. Aufbewahrungs- und Meldepflichten
Alle relevanten Informationen, die bei der Erfüllung der Sorgfaltspflichten eingeholt werden, müssen aufgezeichnet und aufbewahrt werden (§ 8 GwG). Dasselbe gilt für die Informationen über die Durchführung und die Ergebnisse von Risikobewertungen sowie über die Angemessenheit der in der Folge ergriffenen Maßnahmen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre und nach dessen Ablauf müssen die Unterlagen unverzüglich vernichtet werden. Die Aufbewahrungspflichten müssen mit den Prinzipien des Datenschutzes in Einklang gebracht werden, was in der Praxis für gewisse Herausforderungen sorgt, da hierzu viele Einzelheiten noch nicht abschließend geklärt sind. Der Gesetzgeber hat jedoch mit der neusten Novelle § 11a GwG eingeführt, der einige Klarstellungen hinsichtlich der zu beachtenden datenschutzrechtlichen Vorgaben enthält.
Wenn Anhaltspunkte für eine illegale Herkunft der Vermögenswerte oder ein Zusammenhang mit Terrorismusfinanzierung besteht, muss eine Verdachtsmeldung an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) gegeben werden. Seit dem 1.1.2020 muss die Meldung unabhängig vom Transaktionswert erfolgen. Nach dieser Meldung darf das in Frage stehende Geschäft in der Regel nicht durchgeführt werden. Außerdem darf der in Verdacht stehende Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigte über die Meldung nicht informiert werden.
Öffentlichkeit des Transparenzregisters
Bereits 2017 wurde ein Transparenzregister eingeführt, das mit der Gesetzesnovelle 2020 nun auch der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird. Es ist hier abrufbar. Das Transparenzregister soll Auskunft über die wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen geben und so die Verschleierung illegaler Vermögenswerte mithilfe komplexer Firmenkonstruktionen verhindern. Zu diesem Zweck werden gesetzliche Vertreter von juristischen Personen des Privatrechts und rechtsfähige Personengesellschaften sowie Trustees und Treuhänder zur Mitteilung ihrer wirtschaftlich Berechtigten an die registerführende Stelle verpflichtet. Davon kann jedoch abgesehen werden, wenn sich die wirtschaftlich Berechtigten bereits aus anderen öffentliche Quellen wie dem Handelsregister ergeben. Mitteilungspflichtig sind Name, Geburtsdatum, Wohnort, Staatsangehörigkeit (neu) und Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten.
Seit dem 1.1.2020 wird den Verpflichteten auferlegt, bei jedem neuen Geschäft das Transparenzregister zu Rate zu ziehen und auf Diskrepanzen in der neuen Geschäftsbeziehung hin zu überprüfen. Das muss mit einem Nachweis oder einem Auszug aus dem Register bewiesen werden können. Wenn Nichtübereinstimmungen vorliegen, dann muss das an die Stelle gemeldet werden, die das Register führt. Bei Missachtung droht nun auch ein Bußgeld.
Fazit: Pflichten erkennen, Verfahren entwickeln, Imageverlust vermeiden!
Die Bekämpfung von Geldwäsche sind dem Gesetzgeber und der Gesellschaft aus naheliegenden Gründen ein wichtiges Anliegen. Das GwG hat sich über die Jahre hinweg zu einem festen Bestandteil jeder Unternehmens-Compliance entwickelt. Über die Pflicht zur Eintragung im Transparenzregister, die grundsätzlich jede juristische Person treffen kann, oder über die Verpflichteteneigenschaft des Gesetzes kommen die verschiedensten Unternehmen in Kontakt mit dem GwG. Vor allem in der Finanzbranche sollten Unternehmen aufgrund der Erweiterungen des Verpflichtetenkreises im Rahmen der Gesetzesänderungen die Einhaltung der Vorschriften überprüfen.
Hinzu kommt, dass aufsichtsrechtliche Maßnahmen und bestandskräftige Bußgeldbescheide in der Zukunft, wenn eine entsprechende Plattform eingerichtet wurde, für jedermann einsehbar sein werden. Die Nichteinhaltung der geldwäscherechtlichen Vorschriften kann daher leicht zu einem Imageverlust von Unternehmen führen.
Wir können Ihnen helfen, Ihre geldwäscherechtlichen Verpflichtungen festzustellen und sie einzuhalten. Aufgrund der Komplexität und der häufigen Gesetzesänderungen ist es wichtig, den Überblick zu behalten und neue Pflichten zu erkennen und Verfahren zu entwickeln, um mit diesen umzugehen. Wir freuen uns auf Sie!