Legal Hold und DSGVO – Beweissicherung oder Datenschutz?

Europäische Unternehmen, die transatlantische Geschäftsbeziehungen unterhalten, laufen nicht selten Gefahr, in vorprozessuale Beweisverfahren – sogenannte Pre-Trial Discoveries – verwickelt zu werden. Nach amerikanischem Zivilrecht sind sie dann verpflichtet, Informationen, die für den Rechtsstreit relevant sein können, einzufrieren und bis zum Abschluss des Verfahrens – unter Umständen über viele Jahre – aufzubewahren. Handelt es sich bei diesen Informationen um personenbezogene Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), kann es theoretisch zu einer Pflichtenkollision kommen: Der amerikanische Zivilprozess verlangt, dass die Daten in ein Drittland übermittelt und dort auf unbestimmte Zeit gespeichert werden. Der europäische Datenschutz hingegen verlangt, dass die Speicherdauer begrenzt ist, personenbezogene Daten nur unter bestimmten Voraussetzungen exportiert werden dürfen und Betroffene ihre Rechte geltend machen können. Es stellt sich daher die Frage, ob die Anforderungen der amerikanischen Beweismittelsicherung nur unter Verletzung des europäischen Datenschutzes erfüllt werden können und ob die Einhaltung der DSGVO automatisch einen Verstoß gegen amerikanisches Recht bedeuten würde. Wir bringen Licht ins Dunkel und geben einen Überblick über die wichtigsten Probleme und mögliche Lösungsansätze.

Legal Holds und ihre Bedeutung im US-amerikanischen Zivilprozess – ein Fallbeispiel

Der Legal oder Litigation Hold stammt aus dem amerikanischen Zivilprozessrecht. Das Konzept existiert bereits seit längerer Zeit, wurde aber erst 2005 entscheidend geprägt. In dem entscheidenden Fall Zubulake v UBS Warburg vor einem New Yorker Bezirksgericht ging es vor allem um die Vorlage von Beweismitteln. Laura Zubulake hatte wegen Diskriminierung am Arbeitsplatz geklagt und behauptet, dass entsprechende Beweise aus der E-Mail-Korrespondenz der Mitarbeitenden der Beklagten entnommen werden könnten. Die Klägerin konnte zwar nicht beweisen, dass sie von der Beklagten diskriminiert worden war, aber sie konnte nachweisen, dass die von der Beklagten im Rahmen der Beweisaufnahme vorgelegten E-Mails unvollständig waren. Die Beklagte hatte offenbar E-Mails gelöscht, nachdem bereits absehbar war, dass es zu einem Rechtsstreit kommen würde. Vor diesem Hintergrund entschied das Gericht, dass eine Partei, die vernünftigerweise mit einer Pre-Trial Discovery rechnen muss, ihre Löschroutine aussetzen und sicherstellen muss, dass alle relevanten Informationen sicher und unverändert aufbewahrt werden, um später als Beweismittel verwendet werden zu können.

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Datenschutzrechtliche Aspekte bei Pre-Trial Discoveries: Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß DSGVO

Wird ein Unternehmen in eine Pre-Trial Discovery involviert (und nicht völlig überrascht), wird es die betroffenen Daten schnellstmöglich identifizieren und vom operativen Geschäft trennen. Sind personenbezogene Daten betroffen, handelt es sich datenschutzrechtlich um Verarbeitungsvorgänge, die entsprechende Bedingungen erfüllen müssen. Handelt es sich um ein formloses Beweisersuchen, also noch kein Gericht beteiligt ist, kommt regelmäßig nur eine Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen in Betracht. Handelt es sich hingegen um ein förmliches Ersuchen eines Gerichts, das zudem die Bundesrepublik Deutschland um Rechtshilfe ersucht hat, kann die Verarbeitung auch zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sein. Denn eine Pre-Trial Discovery kann unter bestimmten Voraussetzungen im Wege der Rechtshilfe erzwungen werden. Zu diesen Voraussetzungen gehört insbesondere, dass das Herausgabeverlangen nicht gegen wesentliche Grundsätze des deutschen Rechts verstößt und weitere Voraussetzungen erfüllt sind.

Drittlandübermittlung von personenbezogenen Daten: Voraussetzungen und rechtliche Rahmenbedingungen gemäß DSGVO

Die Übermittlung von Daten in ein sogenanntes Drittland wie die USA ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Danach setzt die Übermittlung einen Angemessenheitsbeschluss, geeignete Garantien oder eine Ausnahme voraus. Dieser Angemessenheitsbeschluss wurde zwischenzeitlich auf der Grundlage des transatlantischen Datenschutzrahmens gefasst. Eine Datenübermittlung im Rahmen der Pre-Trial Discovery war jedoch auch vor Erlass des Angemessenheitsbeschlusses möglich, wenn das US-Gericht den Weg eines förmlichen Rechtshilfeersuchens beschritt oder die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich war.


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Betroffenenrechte bei einem Legal Hold: Auskunft, Kopie und Löschung gemäß DSGVO

Der deutsche Gesetzgeber hat von der Möglichkeit, die Rechte der Betroffenen bei einem Legal Hold einzuschränken, z. B. zum Schutz von Gerichtsverfahren oder zur Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche, keinen Gebrauch gemacht. Verantwortliche, die Daten im Rahmen eines Legal Holds verarbeiten, müssen Auskunftsersuchen von Betroffenen daher grundsätzlich nachkommen und den von der Verarbeitung betroffenen Personen Auskunft erteilen. Darüber hinaus können Betroffene von den Verantwortlichen verlangen, dass ihnen eine originalgetreue Kopie der verarbeiteten Daten zur Verfügung gestellt wird und dass diese Daten gelöscht werden. Allerdings kann dem Verlangen nach einer Kopie entgegengehalten werden, dass eine Kopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigen würde. Personenbezogene Daten müssen auch dann nicht gelöscht werden, wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Erfüllung der Anforderungen im vorgerichtlichen Beweisverfahren: Strategien und Maßnahmen für Unternehmen

Vorprozessuale Beweisverfahren wie die US-amerikanische Pre-Trial Discovery und ein damit möglicherweise verbundener Legal Hold stellen Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Die Anforderungen des US-amerikanischen Zivilprozesses können jedoch erfüllt werden, ohne gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht zu verstoßen. Voraussetzung ist allerdings, dass sich die Verantwortlichen umfassend mit den Anforderungen vertraut gemacht und einen entsprechenden Prozess aufgesetzt haben. Sind Unternehmen vorbereitet (und bleiben auch im Ernstfall handlungsfähig), können Haftungsfallen vermieden werden – etwa durch eine gezielte Identifikation der relevanten Informationen, eine sorgfältige Abwägung und Dokumentation, die Anonymisierung und schrittweise Übermittlung sensibler Daten, den Abschluss einer Discovery-Vereinbarung mit der Gegenseite oder die Erwirkung einer entsprechenden Protective Order beim zuständigen Gericht.

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