KI-Nutzungsrichtlinie: Compliance sicherstellen und Schatten-KI vermeiden (mit Muster)

Was ist eine KI-Nutzungsrichtlinie (AI Usage Policy)?

Eine KI-Nutzungsrichtlinie ist ein unternehmensinternes Regelwerk, das den sicheren, verantwortungsvollen und gesetzeskonformen Einsatz von KI-Technologien steuert. Sie definiert verbindliche Standards, Verantwortlichkeiten und Prozesse für die Auswahl, Implementierung, Nutzung und Überwachung von KI-Systemen.

Ziel ist es, regulatorische Anforderungen wie den EU AI Act und die DSGVO umzusetzen, Risiken für wertvolles Know-how und im Zusammenhang mit geistigem Eigentum zu minimieren und die Akzeptanz von KI-Anwendungen im Unternehmen zu fördern. Je nach Unternehmensgröße, organisatorischer Struktur und Komplexität der eingesetzten KI-Systeme kann eine solche Richtlinie erheblich umfangreicher und spezifischer ausfallen.

Warum eine KI-Nutzungsrichtlinie unverzichtbar ist

Künstliche Intelligenz revolutioniert Prozesse, Produkte und Entscheidungen. Doch der Einsatz von KI ist mit zahlreichen Herausforderungen verbunden: rechtlichen, ethischen, technischen und organisatorischen. Ohne klare Governance drohen Datenschutzverstöße, Compliance-Probleme und Reputationsschäden.

Druck durch den EU AI Act

Seit Inkrafttreten des EU AI Acts 2025 müssen Unternehmen prüfen, ob ihre KI-Systeme unter „verbotene“, „hochriskante“, „begrenzte“ oder „minimale“ Risikokategorien fallen. Besonders Hochrisiko-Systeme unterliegen strengen Vorgaben für Transparenz, Dokumentation, Datenqualität, menschliche Aufsicht und Robustheit. Bei Hochrisiko-KI-Systemen muss man nach dem AI Act unter anderem ausreichende Data-Governance sicherstellen und weitere spezifische organisatorische Maßnahmen treffen.

Ohne verbindliche Richtlinien ist die Einhaltung kaum zu gewährleisten. Dabei gilt: Je komplexer und riskanter die eingesetzten KI-Systeme und deren Anwendungsbereiche, desto differenzierter muss auch die KI-Nutzungsrichtlinie ausfallen.

Schatten-KI: Das unterschätzte Risiko

Schatten-KI (Shadow AI) entsteht, wenn Mitarbeitende eigenmächtig KI-Tools nutzen, die nicht durch die IT oder Compliance geprüft sind. Populäre Beispiele sind frei verfügbare Sprachmodelle (z. B. ChatGPT), Bildgeneratoren oder Analyseplattformen, die sensible Unternehmensdaten verarbeiten können.

Die konkreten Gefahren

• Datenschutzverstöße: DSGVO-Verletzungen durch unkontrollierte Verarbeitung personenbezogener Daten.
• Verletzung Rechte Dritter: Wurde die KI unbefugt mit Daten Dritter trainiert oder geben die Mitarbeitenden unerlaubt Daten Dritter ein, drohen Haftungsrisiken.
• Verlust von Geschäftsgeheimnissen: Offenlegung vertraulicher Informationen an Drittanbieter.
• IT-Sicherheitslücken: Risiken durch mangelnde Verschlüsselung, Zugriffskontrolle oder unbekannte Serverstandorte.

Maßnahmen zur Eindämmung von Schatten-KI

Um die Risiken der Schatten-KI zu minimieren, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

• Klare Richtlinien etablieren: Entwicklung und Kommunikation einer umfassenden KI-Nutzungsrichtlinie, die den sicheren und verantwortungsvollen Einsatz von KI regelt.
• Offizielle KI-Tools bereitstellen: Bereitstellung geprüfter und sicherer KI-Anwendungen, die den Mitarbeitenden zur Verfügung stehen und den Unternehmensstandards entsprechen.
• Mitarbeiterschulungen durchführen: Sensibilisierung der Mitarbeitenden für die Risiken der Schatten-KI und Schulungen zum sicheren Umgang mit KI-Technologien.
• Kultur der Offenheit fördern: Ermutigung der Mitarbeitenden, den Einsatz von KI-Tools offen zu kommunizieren und Feedback zu geben, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Was gehört in eine KI-Nutzungsrichtlinie?

Festlegung der erlaubten Tools und Anwendungszwecke

Eine KI-Nutzungsrichtlinie sollte klar benennen, welche KI-Tools im Unternehmen eingesetzt werden dürfen. Dies umfasst eine abschließende Liste aller freigegebenen Anwendungen inklusive ihrer konkreten Einsatzbereiche, beispielsweise zur Texterstellung, Datenanalyse oder Automatisierung interner Prozesse. Ebenso muss geregelt sein, zu welchen Zwecken die genehmigten Tools verwendet werden dürfen, um ihre Nutzung gezielt und regelkonform zu lenken. In großen oder stark diversifizierten Organisationen kann dies eine umfangreiche Liste mit sektorspezifischen Vorgaben erfordern.

Vorgaben zur Dateneingabe und -verwendung

Die Richtlinie muss eindeutig festlegen, welche Arten von Daten in KI-Systeme eingegeben werden dürfen und welche nicht. Dabei sind insbesondere personenbezogene, vertrauliche und urheberrechtlich geschützte Inhalte zu berücksichtigen. Es ist sicherzustellen, dass alle Vorgaben der DSGVO, des Geschäftsgeheimnisschutzes und des Urheberrechts eingehalten werden. Die Richtlinie sollte hierzu klare Beispiele und Abgrenzungen enthalten, um Unsicherheiten im Arbeitsalltag zu vermeiden. Je nach Branche und eingesetzten Datenarten können sehr spezifische Regelungen erforderlich sein.

Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

Zur Begrenzung technischer Risiken müssen zentrale Einstellungen für jedes Tool definiert werden. Dazu gehört beispielsweise die Deaktivierung bestimmter Funktionen wie Uploads oder Exporte, die Nutzung geschützter interner Schnittstellen (APIs) sowie Vorgaben für Protokollierung, Zugriffskontrollen und Verschlüsselung. Diese Maßnahmen sind abhängig vom eingesetzten Tool und dessen Risiko zu differenzieren und zu dokumentieren. Bei Unternehmen mit hoher IT-Komplexität ist eine enge Abstimmung mit der IT-Security und dem Datenschutz zwingend notwendig.

Definition von Rollen und Zuständigkeiten

Schließlich sollte eine KI-Nutzungsrichtlinie auch Rollen und Verantwortlichkeiten klar regeln. Dazu zählt die Benennung der Stellen, die für die Freigabe neuer Tools, technischen Support, Compliance-Prüfungen sowie Schulungsmaßnahmen zuständig sind. Zusätzlich ist ein zentraler Ansprechpartner für alle Fragen zur KI-Nutzung zu definieren, beispielsweise ein KI-Beauftragter (AI Officer). In Matrixorganisationen oder Konzernen können dezentrale Zuständigkeiten eine komplexe Rollenverteilung erforderlich machen.

Einführung einer KI-Nutzungsrichtlinie

Bestandsaufnahme und Risikoanalyse

• Vollständige Erfassung aller bestehenden und geplanten KI-Systeme (AI Inventory).
• Bestimmung der Risikoklassen.
• Bestimmung der Anbieter-/Betreiberrolle.
• Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA).

Richtlinienentwicklung und Abstimmung

• Definition der Geltungsbereiche, Freigabeprozesse und Pflichten.
• Erstellung verbindlicher Schulungs- und Dokumentationsvorgaben.
• Integration von Musterformularen und Checklisten zur Toolbewertung.
• Erstellung der Richtlinie.

Rollout und Operationalisierung

• Schulungen für alle Nutzergruppen mit praxisnahen Anwendungsbeispielen.
• Einführung von Meldekanälen für Auffälligkeiten und Verbesserungsvorschläge.
• Regelmäßige Prüfung und Aktualisierung der Richtlinie.

Praktische Tipps und Muster

Vorlagen nutzen: Wir haben Ihnen eine Vorlage für eine AI Usage Policy erstellt. Diese können Sie hier kostenlos herunterladen (Link!).

Branchenstandards berücksichtigen: Orientieren Sie sich an Best Practices und Standards, die für Ihre Branche relevant sind.

Externe Expertise einholen: Ziehen Sie bei Bedarf externe Beratung hinzu, um sicherzustellen, dass Ihre KI-Richtlinie alle relevanten Aspekte abdeckt. Wir von SRD Rechtsanwälte haben schon zahlreiche KI-Nutzungsrichtlinien für Mandanten erstellt und unterstützen auch Sie gerne.

Lassen Sie uns unverbindlich darüber sprechen.

Warum die Erstellung durch einen Rechtsanwalt sinnvoll ist

Die Erstellung einer KI-Nutzungsrichtlinie erfordert nicht nur technisches Verständnis, sondern vor allem rechtliche Expertise. Als spezialisierte Rechtsanwälte können wir sicherstellen, dass Ihre Richtlinie den komplexen Anforderungen des EU AI Act, der DSGVO, des Urheberrechts sowie des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen entspricht.

Nur ein rechtlich geprüftes Dokument bietet die notwendige Sicherheit und schützt Ihr Unternehmen vor Sanktionen und Reputationsrisiken.

Zudem kennen wir die branchenspezifischen Herausforderungen und können praxisnahe, belastbare Formulierungen entwickeln. Die Zusammenarbeit mit uns gewährleistet, dass Ihre KI-Governance nicht nur formal korrekt, sondern auch strategisch wirksam aufgestellt ist.

Fazit: KI-Governance als Wettbewerbsvorteil

Eine präzise KI-Nutzungsrichtlinie macht Ihr Unternehmen nicht nur regelkonform, sondern schafft auch operative Sicherheit, erhöht die Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Kunden und minimiert Risiken proaktiv. Sie ist der entscheidende Schutzschild gegen Schatten-KI und regulatorische Stolperfallen – und eine Investition in nachhaltige Innovationsfähigkeit.